各院、部、处、办及直属单位:
档案工作是校区重要的基础性工作，各单位档案工作负责人、兼职档案员和档案联络员既是校区档案工作的主要力量，又是本单位各类归档材料日常管理与移交归档的主责人员。根据《高等学校档案管理办法》、《哈尔滨工业大学档案工作规范》、《哈尔滨工业大学（威海）档案工作规范（试行）》的有关规定，为进一步加强日常档案管理工作，完善兼职档案员网络，提高各类材料归档质量，请各单位报送2024-2026年档案工作负责人、兼职档案员及档案联络员。
一、工作职责
（一）档案工作负责人主要工作职责
1．认真学习并贯彻执行国家档案工作法律、法规和学校档案工作规章制度，统筹安排本单位档案工作。
2．根据本单位工作实际选配熟悉本单位业务、责任心强、相对固定和稳定的人员担任兼职档案员和档案联络员。
3．明确兼职档案员和档案联络员的职责及分工，为其开展档案工作提供必要的工作条件，确保本单位档案工作顺利开展。
4．加强对档案工作的组织领导,动员本单位人员积极配合兼职档案员开展工作,确保按时保质保量完成本单位归档工作。
5．指导、检查、督促本单位兼职档案员做好立卷归档工作，对本单位的归档工作质量负责。
6. 档案工作负责人调离工作岗位时，必须办理好档案工作交接及档案工作负责人变更登记（见附件2）。
（二）兼职档案员主要工作职责
1．认真学习并贯彻执行国家档案工作法律、法规和学校档案工作规章制度。
2．熟悉本单位业务，积极主动做好档案工作。
3．按照档案自然形成规律，做好本单位归档材料的收集、整理、保管、归档等工作，保障归档材料的完整性、准确性、系统性、规范性和安全性，并做好保密工作。
4．执行归档材料形成单位预立卷制度，做好归档材料的编目、组卷、装订、著录等工作，保证归档工作质量，并在规定时间内向综合档案室移交。
5．加强与综合档案室的联系，积极提出改进工作的意见和建议；及时向本单位分管档案工作负责人汇报工作；主动接受综合档案室的业务指导和督促检查，对存在的问题及时整改。
6．积极参加档案业务培训和档案工作会议，努力学习档案业务知识和操作技能，不断提高业务水平。
7．兼职档案员调离工作岗位时，必须办理档案资料交接手续及兼职档案员变更登记（见附件2）。
（三）档案联络员主要职责
1．担当本单位档案业务日常联络工作，传达档案相关业务任务。
2. 办理本单位档案负责人、兼职档案员及档案联络员报送和变更手续（见附件1和附件2）。
二、报送要求
（一）报送人员
1．档案工作负责人：明确1名单位负责人担任。
2．兼职档案员：结合本单位工作实际，可选配多名兼职档案员。
3. 档案联络员：各单位明确1名档案联络员，可由兼职档案员担任。
（二）报送方式
1．电子版：请各单位档案联络员将《各单位档案工作负责人、兼职档案员及档案联络员报送表》（见附件1）Word版发送至电子邮箱：jiangzhirong@hit.edu.cn。
2．纸质版：请各单位档案联络员将《各单位档案工作负责人、兼职档案员及档案联络员报送表》（见附件1）签字盖章后报送综合档案室。
（三）截止日期
档案工作负责人、兼职档案员及档案联络员报送工作截至2023年11月30日前完成。
（四）联系方式
联系人：姜志荣 联系电话：5686786
联系地址：图书馆一楼综合档案室东120室
三、附件
附件1-档案工作负责人、兼职档案员及档案联络员报送表.docx
附件2-档案工作负责人、兼职档案员及档案联络员变更登记表.docx
校区图书馆
综合档案室
2023年11月16日