各相关单位：
为做好2024届本科优秀毕业设计（论文）（校区评选本科优秀毕业论文，以下简称优秀毕业论文）及本硕毕业合影的归档工作，现将归档工作要求通知如下：
一、归档内容
（一）优秀毕业论文
（二）本硕毕业合影
二、档案收集要求
（一）优秀毕业论文归档
1．纸质版：移交的纸质版优秀毕业论文必须为最终版原件且与电子版论文保持一致；作者本人与导师的签名需为亲笔手写签名；论文的完整性及准确性由作者本人负责。
2．电子版：优秀毕业论文电子版为PDF格式，内容要求字迹图片清晰、无乱码、无空白页，文件命名格式为“院系-姓名-学号”。
（二）本硕毕业合影归档
1．相纸版：
（1）合影分类：学院大合影；专业大合影；班级大合影。
（2）合影版式：
a．页眉为红底白字，标题为：校徽+哈尔滨工业大学（威海）+某院某届+某专业+某班毕业合影留念。
b．页脚为红底白字，按行列站/坐次标注姓名。
c．照片标注合影时间，红色字体，格式如：2024.06.10。
d．合影尺寸：
* ≤50人合影：30*20cm、页眉高2.5cm。
* 51—100人合影：40*25.5cm、页眉高3cm。
* 101—150人合影：45*25.5cm、页眉高4cm。
* 150人以上合影：宽≤48cm，页眉高5.5cm。
e．合影用亮面相纸冲洗，不塑封。
2．电子版：合影电子版为原版（未经压缩），文件命名格式为“某院某届+某专业+某班毕业合影留念”。
3．合影示意图——以汽车学院车辆工程专业为例：
三、归档要求
（一）著录：
各院须登录档案管理系统进行著录（见附件）,优秀毕业论文以卷为单位（1本论文为1卷）著录，本硕毕业合影以件为单位（1张照片为1件）著录；优秀毕业论文和本硕毕业合影著录后均将电子版上传。
（二）移交：
1．移交时间：2024年06月15日——2024年07月07日
2．以院为单位进行移交，打印案卷移交目录或文书移交目录一式二份，签字盖章后与归档资料一起到综合档案室办理移交手续，移交目录由归档单位和综合档案室各执一份备查。
在归档过程中遇到任何问题，请与综合档案室相关工作人员联系，联系方式如下：
1．档案收集指导：
王秀媛 5687907 wangxiuyuan@hit.edu.cn
姜志荣 5686786 jiangzhirong@hit.edu.cn
2．档案管理系统著录指导：
徐小我 5687341 xuxiaowo@hit.edu.cn
王伟洁 5686786 wwj@hit.edu.cn
附件： 
附件2024届本科优秀毕业设计（论文）及本硕毕业合影著录指南.pdf
综合档案室
2024年05月20日