9月20日上午，校区综合档案室在图书馆二楼会议室组织召开了学生档案工作研讨会。图书馆馆长桂洪斌出席研讨会并发表讲话，参加研讨会的还有学生工作处、海洋工程学院、海洋科学与技术学院和计算机科学与技术学院的档案相关工作人员。研讨会由综合档案室主任徐小我主持。
桂洪斌在会上阐释了习近平总书记对档案工作作出的重要批示：“档案工作存史资政育人，是一项利国利民、惠及千秋万代的崇高事业。”同时指出学生档案管理工作是高校档案工作的突出特质，学生档案作为人生证明文件在校友的求学和工作中发挥着至关重要的作用。他还强调希望通过本次研讨会尽快解决在学生档案利用工作中遇到的问题，未来将就学生档案与各学院和学生工作处加强沟通，进一步提高学生档案管理水平，以更好地服务校区和校友的切实需求。
会上综合档案室首先介绍了学生档案利用业务的现状，主要包括利用的内容和发现的问题。随后各学院分享了院内学籍档案管理的情况和其它与学生有关的相关资料保存现状，如历年学生档案邮寄明细、学生入党材料、学生获奖信息及重要赛事资料等。会上还交流了实物和特型档案保存现状和规划，梳理了各单位具有校区永久或长期保存价值的档案资源，讨论并修订了归档范围。综合档案室还就校区办学40年专题档案收集工作听取了各单位的意见和建议。
本次研讨会旨在规范学生档案收集，确保学生档案利用工作规范有序，并为校友提供优质的服务。会上各单位工作人员积极发言，就各自档案工作中遇到的实际问题进行了深入交流和探讨，会议取得了良好的成效，综合档案室将综合消化各方的意见和建议，并以此为契机持续推动档案工作的规范化管理，保障校区档案事业的稳步发展。