各院、部、处、办、直属单位：
根据《高等学校档案管理办法》和《哈尔滨工业大学（威海）各类档案形成单位立卷和归档办法》等文件的要求，请各兼职档案员组织好2023年预归档工作，并于2023年09月04日至09月30日期间前往综合档案室办理移交手续，完成归档工作。
一、归档范围
各单位在招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的，对校区及社会有保存利用价值的各种文字、图表、电子文件、实物等不同形式、载体的历史记录（以下简称归档资料）。
本次归档资料的时间范围为：2022年度形成的归档资料及部分2021年、2023年形成的归档资料。细目如下：
1．党群档案：2022年形成的各部门的党群文件资料。
2．行政档案：2022年形成的各部门的行政文件资料。
3．教学档案：2023年形成的本科生优秀论文、研究生成绩单；2022年形成的本科生成绩单等。
4．招标及设备档案：2022年资产管理处形成的相关文件资料。
5．财会档案：2021年财务处形成的相关文件资料。
6．基建档案：2022年之前完成竣工验收的建设项目资料。
7．声像档案：2022年形成的重要会议及各种重要活动的声像资料；2023年形成的2023届本科生和研究生的毕业合影等。
8．实物档案：2022年及之前产生应归未归的实物，包括：校区师生在职务活动中以个人或集体名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等；公务活动中获赠的纪念品；上级领导及知名人士的题词字画等；校区自形成以来使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品等有保存价值的实物。
二、档案收集要求
（一）归档资料质量要求
1．归档资料的书写（包括签字）必须使用碳素或蓝黑墨水，严禁使用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔等不耐久性材料。计算机打印文件材料必须使用激光打印机。
2．所有归档资料必须经过校对，拟制人和校对人对文件材料负有相同的责任，必要时要履行签字手续。
3．所有记录性文件资料要由记录人签字。
4．凡经过各级领导或有关人员审核、批准的文件资料，审核和批准人员对文件负有相应的责任，必要时要履行签字手续。
5．凡文件资料中涉及签字、盖章及日期等内容，必须完备、无缺项。
6．文件资料要内容清晰、保持页面整洁。
（二）归档资料应保持完整性
兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案资料分割开或遗漏。档案资料如有破损应予以修复并复印，将修复的破损原件附在复印件之后一并归档。对与档案资料不可分割的照片、小字条等要进行加边修补或裱糊成A4尺寸，对较大的图表，要按手风琴式折叠。
（三）归档资料应确保真实性
归档的纸质资料应为原件，要有具备法定效力印章（相关单位印章）或者单位主要负责人签字。如特殊原因无原件，应另附说明。
三、归档资料整理方法
（一）归档资料整理要求
一般文件资料按其形成年度归档；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件材料，归入会议开幕的年度。
（二）归档资料以自然件为保管单位整理归档
1．件的构成：正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年为一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
2．件内文件排序：批复在前，请示、报告在后；上级通知在前，上报材料在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。
（三）归档资料的编页
1．归档资料应编有页码，拟编制页码与原页码相同的，可以保持原有页码不变。
2．以件为单位归档的资料，不同的件之间页码不连续编制；以卷归档的资料，按卷内文件顺序连续编制页码；页码采用阿拉伯数字，应用蓝色或者黑色号码机打制，起始号为“1”；页码字迹应端正，不能随意涂改，具有耐久性。
3．页码应逐页编制，宜分别标注在档案资料非装订线一侧上角。不漏号，不重号，不压图文。归档文件有图文的页面均应编制页码，正反面都有图文的，应一页编一个页码，没有内容的空白页不编页码。折叠的归档文件按未折叠时的有效图文进行编页。
四、归档要求
1．各单位在档案管理系统中打印文书移交目录或案卷移交目录（含卷内文件目录）一式二份，签字盖章后到综合档案室办理移交手续，移交目录由归档单位和综合档案室各执一份备查。
2．各单位收集归档资料请参照《各单位归档范围和保管期限表》（
附件1-各单位归档范围和保管期限表.pdf）。
3．各单位兼职档案员须登录档案管理系统进行著录（著录指南见附件2-档案管理系统著录指南.pdf）。
4．电子归档资料应用可移动式储存设备到综合档案室进行移交。
5．在归档过程中遇到任何问题，可提出相应的业务指导要求。
a.档案收集、整理、归档业务指导：
王秀媛 5687907 wangxiuyuan@hit.edu.cn
姜志荣 5686786 jiangzhirong@hit.edu.cn
b.档案管理系统著录指导：
徐小我 5687341 xuxiaowo@hit.edu.cn
王伟洁 5686786 wwj@hit.edu.cn
6．归档时间：2023年09月04日—09月30日
7．移交地点：图书馆一楼综合档案室东118室
图书馆（综合档案室）
2023年07月04日